Bescherming van persoonsgegevens

Verwerking van persoonsgegevens in de context van de EFSA-website en toepasselijke regels

Op deze pagina vindt u informatie over hoe EFSA uw persoonsgegevens verwerkt als u onze website gebruikt. Cookies daargelaten kunt u als gebruiker de EFSA-website raadplegen zonder iets van uw persoonsgegevens prijs te geven. In sommige gevallen heeft EFSA echter persoonsgegevens nodig om e-diensten te verlenen, zoals “Ask EFSA”, de helpdesk voor aanvragen, abonnementen op de EFSA-nieuwsbrief en openbare raadplegingen.

De eerbiediging van het privéleven en de bescherming van persoonsgegevens zijn grondrechten die zijn vervat in de artikelen 7 en 8 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. Op EFSA, als agentschap van de EU, is Verordening (EU) 2018/1725 van toepassing, die dezelfde rechtskracht heeft als de in de EU-lidstaten toepasselijke algemene verordening gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en aansluit bij de AVG-regels en -beginselen inzake de bescherming van persoonsgegevens.

EFSA verbindt zich ertoe de persoonsgegevens van de natuurlijke personen waarmee zij werkt te beschermen, of het nu gaat om aanvragers van toelatingen, belanghebbenden, natuurlijke personen die zich hebben aangemeld voor de EFSA-nieuwsbrief, leden van het wetenschappelijk comité van EFSA, de panels en de werkgroepen van EFSA, personeelsleden of sollicitanten. EFSA verwerkt de door haar verzamelde persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het vervullen van taken van algemeen belang op grond van het EU-recht of in het kader van de rechtmatige uitoefening van het openbaar gezag dat aan EFSA als agentschap van de EU is verleend. De gegevensverwerking is tevens rechtmatig als die deel uitmaakt van een wettelijke of contractuele verplichting of wanneer de betrokken natuurlijke persoon (betrokkene) uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

E-diensten

Een e-dienst op de EFSA-website heeft tot doel de communicatie tussen de gebruiker van de website en EFSA te verbeteren. Voor elke e-dienst bepaalt een verwerkingsverantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens, indien van toepassing, en ziet deze verantwoordelijke toe op de naleving van Verordening (EU) 2018/1725. Voor specifieke informatie over de wijze waarop EFSA uw gegevens verwerkt met betrekking tot een bepaalde e-dienst, kunt u de desbetreffende rubriek van onze website raadplegen. Over elke e-dienst wordt de volgende informatie gegeven:

• welke gegevens worden verzameld, voor welk doel en met behulp van welke technische middelen: EFSA verzamelt alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is om een specifiek doel te verwezenlijken. De gegevens worden niet opnieuw gebruikt voor een ander doel;
• aan wie uw gegevens worden verstrekt: EFSA verstrekt gegevens alleen aan derden als dat nodig is voor de verwezenlijking van het (de) vastgestelde doel(en), en aan de vermelde (categorieën van) ontvangers. EFSA zal uw persoonsgegevens niet bekendmaken voor direct marketing;
• hoe u uw rechten kunt uitoefenen: het recht van inzage in uw gegevens, het recht om de juistheid ervan te controleren en, indien nodig, deze te (laten) rectificeren of bezwaar te maken tegen de verwerking ervan;
• hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren: EFSA bewaart de gegevens slechts zolang als nodig is om het doel van de verzameling of verdere verwerking ervan te verwezenlijken;
• de gegevens van het contactpunt voor vragen, of waar u terecht kunt als u uw rechten wilt uitoefenen: de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor gegevensbescherming van EFSA: DataProtectionOfficer [at] efsa.europa.eu
• hoe u als betrokkene een klacht kunt indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS), de onafhankelijke toezichthoudende autoriteit die is ingesteld overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725: https://edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en

Daarnaast bieden wij op onze website nog de volgende specifieke e-diensten:

• Interactieve-communicatiediensten, waarvan de meeste worden ondersteund door het relatiebeheersysteem van EFSA “Connect.EFSA” van de EFSA (Algemene privacyverklaring) en waarvoor onder meer uw e-mailadres, naam en affiliatie moeten worden verwerkt - bijvoorbeeld: “Ask EFSA” – https://www.efsa.europa.eu/en/askefsa, en openbare raadplegingen van EFSA – https://www.efsa.europa.eu/en/calls/consultations
• e-Abonnement via de website: voor de registratie en het beheer van abonnementen op haar nieuwsbrief maakt EFSA gebruik van de dienstverlener Mailchimp: www.salesforce.com/eu. Meer informatie is te vinden in de desbetreffende rubriek van de EFSA-website;
• transactiediensten zoals openbare aanbestedingen, personeelswerving en deskundigenselectie en registratie van evenementen, ondersteund door e-tools voor het indienen van aanvragen en dossierbeheer, ten aanzien waarvan EFSA zorgt voor conformiteit met het toepasselijke rechtskader inzake gegevensbescherming;
• Twitteraccount van de organisatie: het Twitteraccount van EFSA wordt beheerd door de afdeling Communicatie, Voorlichting en Samenwerking (COMCO). EFSA brengt tweets uit over persberichten, webnieuwsberichten of andere nieuwsinhoud, zoals het houden van openbare raadplegingen of officiële correspondentie. Aanvullende Twitteraccounts die gericht zijn op specifieke thema’s of werkgebieden worden door verschillende eenheden van EFSA onderhouden. Let op: als u @ EFSA_EU of een ander Twitteraccount van EFSA volgt, betekent dat niet automatisch dat wij u volgen. EFSA actualiseert en monitort haar Twitteraccount tijdens kantooruren van maandag tot en met vrijdag. Daarnaast volgt EFSA sociale media om uitingen van institutionele partners en belanghebbenden op te vangen en te analyseren, nieuwe onderwerpen in kaart te brengen die de EU-burgers zorgen baren op het gebied van voedselveiligheid, alsook om interactie te onderhouden over en gebruik te maken van inhoud van EFSA en aanverwante onderwerpen. Meer informatie over de monitoringactiviteiten van EFSA op sociale media is te vinden in het register hieronder.

Cookies en analyses

• Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein tekstbestand dat via uw browser in het geheugen van uw computer of mobiel apparaat wordt opgeslagen wanneer u een website bezoekt. EFSA gebruikt cookies voor de technische werking van de website en, als u daar toestemming voor geeft, om gegevens over uw surfervaring te verzamelen voor geanonimiseerde statistieken, teneinde onze communicatie en de door ons geboden service te verbeteren.

• Welke cookies gebruiken wij?

Eigen cookies worden voor functionele doeleinden geplaatst door de website die u bezoekt. EFSA maakt ook gebruik van een externe dienst voor website-analyse, Piwik PRO, die geaggregeerde, anonieme statistische verslagen van browseractiviteiten opstelt om te analyseren hoe mensen onze website gebruiken. Piwik PRO plaatst daartoe haar eigen cookie en maakt geen gebruik van externe partijen. Piwik PRO maakt anoniem surfen op de EFSA-website mogelijk dankzij functies als de-identificatie van het IP-adres.

Cookies van derden: EFSA is actief op de socialemediaplatforms Twitter, YouTube en LinkedIn om onze online aanwezigheid en zichtbaarheid te versterken. De EFSA-website plaatst geen cookies bij het weergeven van links naar onze socialemediakanalen. U kunt video’s bekijken die zijn geüpload naar ons officiële YouTube-kanaal en u kunt links van onze website naar Twitter en LinkedIn volgen.

• Overzicht van gebruikte cookies:

• Cookies configureren

Hoe kunt u uw rechten als betrokkene uitoefenen?

De stelregel is dat iedereen het recht heeft om te worden geïnformeerd over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en die gegevens te allen tijde in te zien en te (laten) rectificeren indien deze onjuist of onvolledig zijn. Onder bepaalde voorwaarden geldt ook het recht op wissing, beperking van de verwerking en bezwaar tegen de verwerking. Indien u deze rechten als betrokkene wilt uitoefenen, moet u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke voor de betreffende gegevensverwerkingsactiviteit.

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door EFSA kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DataProtectionOfficer [at] efsa.europa.eu). U kunt over de verwerking van uw persoonsgegevens door EFSA ook een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Register van persoonsgegevensverwerkingsactiviteiten

EFSA is wettelijk verplicht een centraal register bij te houden van de onder haar beheer verrichte persoonsgegevensverwerkingsactiviteiten. Via onderstaande links kunt u de desbetreffende informatiebladen bekijken:

• Personeelsbeheer
  • HR/1 Personeelsselectie
  • HR/2 Prestatiebeheer
  • HR/3 Tijdbeheer
  • HR/4 Personeelstraining
  • HR/5 Personeel: externe activiteiten en publicaties
  • HR/6 Gezinstoelagen
  • HR/7 Interim-medewerkers
  • HR/8 Verwerking van gezondheidsgegevens
  • HR/9 Bestrijding van intimidatie: informele procedures en selectie van vertrouwenspersonen
  • HR/10 Administratieve onderzoeken en tuchtprocedures
  • HR/11 Bescherming van klokkenluiders
  • HR/12 Inwerken van nieuw personeel
• Bestuur en administratie
  • GOV/1 Omgaan met strijdige belangen
  • GOV/2 Aanbestedings- en subsidietoekenningsprocedures
  • GOV/3 Verzoeken betreffende toegang van het publiek tot documenten
  • GOV/4 Correspondentiebeheer
  • GOV/5 Dienstreizenbeheer
  • GOV/6 Videobewaking
  • GOV/7 Toegang tot gebouwen en gebruik van badges
  • GOV/8 Login EFSA
  • GOV/9 BIKE
  • GOV/10 Meting lichaamstemperatuur bij ingang EFSA
  • GOV/11 Vergaderingen raad van bestuur
  • GOV/12 Tweefactorauthenticatie op basis van DUO
  • GOV/13 Transactiediensten via ServiceNow
  • GOV/14 Microsoft Office 365 online
  • GOV/15 Klachtenafhandeling
  • GOV/16 Geldig digitaal coronacertificaat verplicht voor toegang tot EFSA
• Communicatie en wetenschap
  • COM/1 Bijeenkomsten en evenementen EFSA
  • COM/2 Database op grond van art. 36 Verordening 178/2002
  • COM/3 Stel een vraag aan EFSA
  • COM/4 Openbare raadplegingen EFSA
  • COM/5 Monitoring sociale media
  • COM/6 Abonnement op nieuwsbrieven
  • COM/7 Gebruik van IUCLID door EFSA
  • COM/8 EFSA Relationship management

Specifieke gegevensbeschermingsverklaringen

• Gegevensbescherming in verband met de organisatie van bijeenkomsten en evenementen bij EFSA
• Gegevensbescherming in verband met videobewaking bij EFSA
• Uitvoeringsvoorschriften voor videobewaking
• Disclaimer voor webinars en gegevensbeschermingsmededeling