Henkilötietojen suoja

Henkilötietojen käsittely EFSAn verkkosivustolla ja sovellettavat säännöt

Tällä sivulla on tietoa siitä, miten EFSA käsittelee sivulla kävijöiden henkilötietoja. Lukuun ottamatta evästeitä, käyttäjät voivat tarkastella EFSAn verkkosivustoa antamatta mitään henkilötietoja. Joskus EFSA kuitenkin tarvitsee henkilötietoja voidakseen tarjota sähköisiä palveluja. Tällaisia ovat esimerkiksi kysymysten lähettäminen EFSAlle, yleinen hakemusten toimittamista edeltävä neuvonta, EFSAn uutiskirje ja julkiset kuulemiset.

Yksityisyyden kunnioittaminen ja henkilötietojen suoja ovat perusoikeuksia, jotka on määritetty Euroopan unionin perusoikeuskirjan 7 ja 8 artiklassa. Koska EFSA on EU:n virasto, siihen sovelletaan asetusta (EU) 2018/1725, jolla on sama oikeudellinen arvo kuin jäsenvaltioissa sovellettavalla yleisellä tietosuoja-asetuksella (EU) 2016/679. Kyseisten asetusten henkilötietojen suojaa koskevat säännöt ja periaatteet vastaavat toisiaan.

EFSA on sitoutunut varmistamaan henkilötietojen suojan siihen katsomatta, ovatko kyseiset henkilöt luvan hakijoita, sidosryhmiä, EFSAn uutiskirjeen tilaajia, EFSAn tiedekomitean, tiedelautakuntien tai työryhmän jäseniä, henkilöstön jäseniä, työnhakijoita tai EFSAn toiminnasta kiinnostuneita henkilöitä. EFSA käsittelee kaikki keräämänsä henkilötiedot asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään vain julkisen vallan käyttämiseen liittyvän tehtävien suorittamiseen EU:n lainsäädännön nojalla tai EU:n virastoille kuuluvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Tietojenkäsittely on lain mukaista myös silloin, kun se perustuu lakiin tai sopimukseen tai kun kyseinen henkilö (rekisteröity) on antanut siihen suostumuksensa.

Sähköiset palvelut

EFSAn verkkosivuston sähköisillä palveluilla pyritään parantamaan viestintää sivuston käyttäjien ja EFSAn välillä. Rekisterinpitäjä määrittää mahdollisen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot jokaista sähköistä palvelua varten ja varmistaa, että asetusta (EU) 2018/1725 noudatetaan. Lisää tietoa henkilötietojen käsittelystä tiettyä EFSAn sähköistä palvelua varten saa kyseiseltä sivulta. Seuraavat tiedot annetaan jokaisesta sähköisestä palvelusta:

• Mitä tietoja kerätään, miksi ja millaisilla teknisillä keinoilla: EFSA kerää henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tiettyä tarkoitusta varten. Tietoja ei käytetä uudelleen eri tarkoitukseen.
• Kenelle käyttäjän tiedot luovutetaan: EFSA luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille vain, jos se on tarpeen tunnistetun käyttötarkoituksen tai tunnistettujen käyttötarkoitusten vuoksi. Mahdolliset vastaanottajat tai vastaanottajaluokat luetellaan. EFSA ei luovuta henkilötietoja suoramarkkinointiin.
• Miten rekisteröity voi harjoittaa oikeuksiaan: käyttäjällä on oikeus päästä omiin henkilötietoihinsa ja tarkastaa niiden paikkansapitävyys sekä tarvittaessa pyytää tietojen oikaisemista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
• Miten pitkään henkilötietoja säilytetään: EFSA säilyttää tietoja vain niin pitkään kuin tietojen keräämisen tarkoitus tai myöhempi käsittely edellyttää.
• Yhteystiedot mahdollisia kysymyksiä tai oikeuksien harjoittamista varten: rekisterinpitäjän ja EFSAn tietosuojavastaavan yhteystiedot. DataProtectionOfficer [at] efsa.europa.eu
• Miten rekisteröity voi tehdä valituksen Euroopan tietosuojavaltuutetulle. Euroopan tietosuojavaltuutettu on riippumaton valvontaviranomainen, joka on perustettu asetuksen (EU) 2018/1725 nojalla: https://edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en

Verkkosivustolla on saatavilla seuraavia sähköisiä palveluja:

• Vuorovaikutteiset viestintäpalvelut, joista useimmat toimivat EFSAn yhteysjärjestelmän ”Connect.EFSA” (yleinen tietosuojaseloste) pohjalta ja joiden käyttö edellyttää muun muassa sähköpostiosoitteen, nimen ja sidosyhteisön ilmoittamista – esimerkiksi: Ask EFSA – https://www.efsa.europa.eu/en/askefsa, ja EFSAm julkiset kuulemiset – https://www.efsa.europa.eu/en/calls/consultations
• Uutiskirjeen tilaus: Uutiskirjeen tilausten rekisteröinnistä ja hallinnasta vastaa palveluntarjoaja www.salesforce.com/eu. Lisätietoa on EFSAn verkkosivuston asiaankuuluvassa osiossa
• Toimikohtaiset palvelut, kuten julkiset hankinnat, henkilöstön rekrytointi, asiantuntijoiden valinta ja tapahtumien rekisteröinti. Hakemusten jättämistä ja tiedostonhallintaa tuetaan sähköisillä työkaluilla, jotka täyttävät sovellettavan tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
• EFSAn Twitter-tili: EFSAn Twitter-tiliä ylläpitää viestinnästä, osallistamisesta ja yhteistyöstä vastaava osasto. EFSA tviittaa lehdistötiedotteista, verkkouutisista ja muista uutisista, jotka koskevat esimerkiksi uusia julkisia kuulemisia tai virallista yhteydenpitoa. Lisäksi EFSAn eri yksiköt ylläpitävät erillisiä Twitter-tilejä tiettyjä teemoja tai työn osa-alueita varten. Huomaa, että jos seuraat tiliä @EFSA_EU tai jotain muuta EFSAn Twitter-tiliä, EFSA ei automaattisesti seuraa sinua. EFSA päivittää ja seuraa Twitter-tiliään virastoaikana arkipäivisin. Lisäksi EFSA seuraa ja analysoi toimielinkumppaneiden ja sidosryhmien keskustelua sosiaalisessa mediassa. Tarkoituksena on kartoittaa EU:n kansalaisia kiinnostavia uusia elintarviketurvallisuuteen liittyviä aiheita sekä viestiä ja hyödyntää EFSAn sisältöä ja asiaan liittyviä aiheita. Lisää tietoa siitä, miten EFSA seuraa sosiaalista mediaa, on jäljempänä kohdassa ”Rekisteri henkilötietojen käsittelytoimista laadituista selosteista”.

Evästeet ja analytiikka

• Mitä evästeet ovat?

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa tietokoneen tai mobiililaitteen muistiin, kun vierailet verkkosivustolla. EFSA varmistaa evästeillä verkkosivuston teknisen toimivuuden ja kerää käyttäjän suostumuksella anonymisoituja tilastotietoja selailukokemuksesta. Näiden tarkoituksena on parantaa viestintää ja tarjottua palvelua.

• Mitä evästeitä EFSA käyttää?

Ensimmäisen osapuolen evästeillä varmistetaan vieraillun sivuston toiminta. Lisäksi EFSA käyttää ulkoista verkkosivuston analytiikkapalvelua nimeltä Piwik PRO. Se laatii selausta koskevia koottuja, anonyymejä tilastoraportteja, joiden avulla analysoidaan verkkosivuston käyttöä. Piwik PRO käyttää tähän tarkoitukseen omaa evästettään eikä käytä ulkoisia osapuolia. EFSAn verkkosivuston käyttäjän anonymiteetti varmistetaan Piwik PROn ominaisuuksilla, kuten IP-osoitteen anonymisoinnilla.

Kolmannen osapuolen evästeet: EFSA vahvistaa aktiivisesti verkkonäkyvyyttään sosiaalisen median alustoilla, joita ovat Twitter, YouTube ja LinkedIn. EFSAn verkkosivusto ei aseta evästeitä näyttäessään linkkejä sosiaalisen median kanaviin. Voit katsoa EFSAn viralliseen YouTube-kanavaan ladattuja videoita tai seurata linkkejä sivustolta Twitteriin tai LinkedIniin.

• Käytetyt evästeet:

• Miten evästeitä hallitaan?

Rekisteröidyn oikeuksien harjoittaminen

Yleisesti ottaen kaikilla on oikeus saada tietoa omien henkilötietojensa käsittelystä, päästä kyseisiin tietoihin milloin tahansa ja korjata tietoja, jos ne eivät pidä paikkaansa tai ovat puutteellisia. Tietyissä olosuhteissa käyttäjällä on myös oikeus pyytää tietojen poistamista sekä rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä. Jos haluat käyttää näitä rekisteröidyn oikeuksia, ota yhteyttä kyseisten tietojen käsittelystä vastaavaan rekisterinpitäjään.

EFSAn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset voi lähettää EFSAn tietosuojavastaavalle (DataProtectionOfficer [at] efsa.europa.eu). Voit myös tehdä valituksen EFSAn henkilötietojen käsittelystä Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteri henkilötietojen käsittelytoimista laadituista selosteista

EFSAlla on lakisääteinen velvollisuus pitää käsittelytoimistaan laatimiensa selosteiden keskusrekisteriä. Seuraavissa linkeissä on tietoa asianomaisista rekistereistä:

• Henkilöstöhallinto
  • HR/1 henkilöstön valinta
  • HR/2 tulosjohtaminen
  • HR/3 ajanhallinta
  • HR/4 henkilöstön koulutus
  • HR/5 henkilöstön ulkopuoliset toiminnot ja julkaisut
  • HR/6 perhelisät
  • HR/7 tilapäistyöntekijät
  • HR/8 terveystietojen käsittely
  • HR/9 epäviralliset häirinnän vastaiset menettelyt ja neuvonantajien valinta
  • HR/10 hallinnolliset tiedustelut ja kurinpitomenettelyt
  • HR/11 ilmiantajien suojelu
  • HR/12 uuden henkilöstön rekrytointi
  • HR/13 henkilöstön ylennykset ja uudelleenluokitukset
• Johto ja hallinto
  • GOV/1 kilpailevien etujen hallinta
  • GOV/2 hankinnat ja avustuksen myöntämismenettely
  • GOV/3 asiakirjojen julkista saatavuutta koskevat pyynnöt
  • GOV/4 yhteydenpidon hallinta
  • GOV/5 työmatkojen hallinta
  • GOV/6 videovalvonta
  • GOV/7 pääsy rakennuksiin ja kulkulupien käyttö
  • GOV/8 sisäänkirjautuminen EFSAan
  • GOV/9 BIKE
  • GOV/10 ruumiinlämmön mittaaminen EFSAn sisäänkäynnissä
  • GOV/11 johtokunnan kokoukset
  • GOV/12 kaksivaiheinen DUO-tunnistus
  • GOV/13 toimikohtaiset palvelut ja ServiceNow
  • GOV/14 Microsoft Office 365 -verkkoversio
  • GOV/15 valitusten käsittely
  • GOV/16 sisäänpääsy EFSAan edellyttää vihreää todistusta
• Viestintä ja tiede
  • COM/1 EFSAn kokoukset ja tapahtumat
  • COM/2 36 artiklan mukainen tietokanta
  • COM/3 kysymysten esittäminen EFSAlle
  • COM/4 EFSAn julkiset kuulemiset
  • COM/5 sosiaalisen median seuranta
  • COM/6 uutiskirjeiden tilaus
  • COM/7 IUCLIDin käyttö EFSAssa
  • COM/8 EFSAn suhteiden hallinta

Tietosuojailmoitukset

• Tietosuoja ja EFSAn kokousten ja tapahtumien järjestäminen
• Tietosuoja ja EFSAn videovalvonta
• Videovalvonnan soveltamissäännöt
• Verkkoseminaareja koskeva vastuuvapauslauseke ja tietosuojailmoitus
• Tietosuoja ja ulkoisten palveluntarjoajien kollektiiviset koulutukset